اختيار نظام إدارة الأداء المُناسب: دليل كامل للشركات السعودية

أحدثت برامج إدارة عمليات الموارد البشرية ثورة في تقييم وإدارة الموظّفين، حيث سهّلت مهمّة إدارة البيانات، وساعدت على إشراك الموظّفين، وتحفيزهم، ونجحت في تفادي الكثير من نزاعات العمل التي تعلّق بالاستحقاقية، وشفافية عمليات التقييم، وإدارة الترقيات والمكافآت. ويرتبط الحصول على هذه الميزات اختيار نظام إدارة الأداء المناسب لاحتياجات الشركة. فما هو نظام الأداء؟ وما هي العناصر المهمة في اختياره؟

ما هي إدارة أداء الموظفين – Performance Management؟

يعتقد البعض أن مُصطلح إدارة الأداء يُقصد به “مراجعة الأداء السّنوية” الخاصة بكل موظّف، لكنّها لا تتعدّى كونها أحد أجزاء عملية إدارة الأداء الشاملة والمُستدامة التي عرّفها مايكل أرمسترونج في كتابه دليل إدارة الأداء  بأنها: 

“عملية تطوير الأداء المُستمرّة من خلال تحديد أهداف فردية وجماعية تتماشى مع أهداف الشركة الاستراتيجية، والتخطيط لتحقيق هذه الأهداف، ومُراجعة تقدّم الفريق خلالها مع الأخذ في الاعتبار تطوير قدرات كل موظّف، ومعرفته، ومهاراته أثناء ذلك.”

ولذلك تُعتبر إدارة الأداء الوظيفي أحد أهم عمليّات وأدوار الموارد البشرية، وترتبط بتحقيق عدد من الإجراءات المختلفة والمُتكاملة لضمان الكفاءة والاستمرارية.

ما الأهداف الرئيسية لإدارة أداء الموظفين داخل المنشآت؟ 

الهدف العام لعملية إدارة الأداء هو تطوير مهارات الموظّفين، وقدراتهم، والتزامهم بالعمل تجاه أهداف شخصية ومؤسسية مُشتركة، ومُحدّدة، ومنطقية بالنسبة لهم، وتقع كذلك ضمن إطار العمل التنظيمي بالشركة – وفقًا لكتاب إدارة الأداء الفعّالة لجون لوكيت، ويتضمن هذا الهدف تحقيق الآتي:

• تحديد أهداف وتوجّهات واضحة للموظّف والشركة.
• تعريف الموظّفين بمعايير العمل المطلوبة والمتوقّعة (KPIs) لإتمام مهامهم بنجاح، ولمساعدتهم على الانتقال للمستوى التالي.
• إعطاء تقييمات مستمرّة بنّاءة، وذات معنى – تهدف إلى التطوير.
• تشجيع التواصل، والعمل الجماعي، والتعاون المُشترك بين موظّفين الشركة.
• مراجعة أهداف الموظّفين الشخصية والمهنية، ومدى اتّساقها مع أهداف الشركة، والتأكّد من رؤيتهم وامتثالهم لها.
• تعزيز الرّضا الوظيفي بدعم الموظّفين، وتقديرهم المادّي، وإشعارهم بالقيمة والاحترام.
• مُراعاة الشّفافية والوضوح في إدارة المكافآت والترقيّات بالشركة.
• التعرّف على نقاط الخلل، والمهارات والقدرات التي تحتاج إلى تطوير، وتقديم ترشيحات بهذا الشأن.
• الحصول على استلهامات لاتّخاذ إجراءات تصحيح المسار، ودعم استمرارية العمل على المدى القريب والبعيد.
  
  

ما هو نظام إدارة الأداء (PMS)؟

هو نظام لتتبع وقياس أداء الموظّفين وفقًا لأهداف استيراتيجية معيّنة – محدّدة مسبقًا – تخص الموظّفين أنفسهم، والأقسام المُختلفة، والشركة ككل، وذلك لضمان فاعلية العمل بالمنظمة، ودعم وصوله – وأفراده – إلى هذه الأهداف. يتضمن النظام ملفّات تعريف لكل الموظّفين، وبيانات تتعلق بمهامهم، ومُنجزاتهم، ونقاط القوّة والضعف، والمعايير التي يُمكن من خلالها مُقارنة نتائجهم مع توقّعات وأهداف وقيم الشركة بشكل يمكن الاعتماد عليه في اتّخاذ قرارات حاسمة مثل الإبقاء على الموظّفين، أو ترشحهم للتدريبات، أو الاستغناء عنهم.

ما هو الغرض من أنظمة إدارة أداء الموظفين (PMS)؟

تواجه عملية إدارة وتحليل البيانات مؤخرًا تحدّيات تتضمّن السرعة، والتعقيد، وضخامة حجم البيانات والمتغيرات المتعلّقة بها، واستحالة الإدارة اليدوية لها دون توقّع تعطيلات أو أخطاء كبيرة تؤثّر على كفاءة وسير العمل. تتغلّب برامج إدارة الأداء على هذه التحدّيات، وتوفّر معالجة سريعة ومستمرّة للبيانات، وتمنح مديري الموارد البشرية فرصًا أكبر للتواصل مع الموظفين، والاستجابة لمشاكل انتاجيتهم وأدائهم بسرعة دون انتظار المُراجعة السنوية، أو اجتماعات تقييم الأداء الثانوية، أو أي أسلوب آخر قد يعطّل الموظّف والشركة، ويحرمهم من فرص التنمية والابتكار. لهذا السبب، فإن ما يقرُب من 75% من المنظّمات قد أعادوا النظر في مسألة إدارة أداء موظّفيهم للأغراض الآتية:

• قياس الأداء بدقة أكبر وبشكل مُستمر.
• سد الفجوات في مهارات الموظّف من خلال التدريب الفعال.
• مناقشة أهداف الموظف – الشخصية والمهنية – بشكل أكثر تكرارًا.
• زيادة معنويات الموظفين وتقليل معدل دورانهم خلال العام الواحد.
• إظهار التقدير الكافي للموظفين.
• خلق مناخ من الثقة بين الموظفين ومديريهم.
• زيادة التوافق وتوحيد جهود الموظّفين على مستوى الشركة
• التركيز على النتائج التي تهم الشركة، وتخدم أهداف العمل.

ما الفرق بين تقييم الأداء وإدارة الأداء؟

تقييم الأداء يعني مُراجعة إنجازات الموظّف خلال مدّة معيّنة سابقة – سنوية أو نصف أو ربع سنوية – لتحديد مستواه خلالها، ومدى نجاحه في تحقيق أهدافه وأهداف الشركة، وتقديره في حال تفوّقه، وتقديم الدّعم له أو الاستغناء عنه في حال تراجع أدائه. بينما تُعتبر إدارة الأداء عملية استباقية هدفها الأساسي هو تحقيق الموظّف لأهداف الشركة، ومهامها، ورؤيتها، وقيمها الرئيسية في المستقبل، حيث تبدأ بإرساء هذه الأُسس، والنّقاش مع الموظّف حول أهداف العمل، وتعريفه بالمعايير المطلوبة للنجاح، ومتابعته بشكلٍ مُستمر – لضمان تحقيقه للنتائج المرجوّة؛ ولذلك فإن تقييم الأداء هو جزء من إدارة الأداء.

إدارة الأداء	تقييم الأداء
يشمل فترة التخطيط للنمو الفردي والمؤسّسي، وتعريف الموظّفين بأدوارهم، ومُحاولة الاعتماد على كل الموارد المُتاحة التي من شأنها أن تعزّز ذلك النّمو في الاتّجاه المطلوب، وتقييم الموظّفين في النهاية وفقًا لمدى التزامهم وتحقيقهم للأهداف المطلوبة.	مُراجعة لأداء الموظّفين خلال فترة العمل السابقة بعدما خُطّط لها بالفعل، وتم إطلاع كل موظّف على أدواره، ومهامه، وحان وقت اختبار استيفائه لمعايير الأداء المطلوبة. يتم تقييم الموظّف عن مدّة عمل معيّنة بأسس علمية، وبشكل واقعي، ومُفصّل بنقاط القوة والضّعف لديه. وتُحدّد الترقيات بناءً على هذا التقييم.
إدارة الأداء تُساعد الموظّفين على تجنّب الأخطاء في المُستقبل.	تقييم الأداء يُعرّف الموظّفين بأخطائهم، وكيف كان من المُمكن ألا يقعوا في تلك الأخطاء.
إدارة الأداء هي عملية مُستمرّة، ونقاش يومي دائم بين المُديرين وموظفيهم.	يحدث تقييم الأداء بمعدّل مرّتين سنويًا على الأكثر.
إدارة الأداء تعتمد على كلا الأسلوبين – الكمّي والكيفي – لتعزيز أداء الموظّف.	تقييم الأداء يعتمد على أسلوب كمّي في تحليل البيانات.
إدارة الأداء هي مسؤولية كل من المُديرين، والمُشرفين، وأصحاب المصلحة، وأي شخص معني بعمليات ونتائج الشّركة.	تقييم الأداء هي مسؤولية قسم الموارد البشرية.
إدارة الأداء تتسم بالمرونة، وسّماحية النقاش وسماع الآراء، والاقتراحات، والتعديل وفقًا لذلك.	تقييم الأداء يتّسم بالجديّة وعدم المرونة.
إدارة الأداء هي أداة استراتيجية لذات الغرض.	تقييم الأداء هو أداة تنفيذية لزيادة كفاءة الموظفين.

هل تحتاج شركتك إلى نظام إدارة الأداء؟

تّتجه مُعظم الشركات في العالم الآن إلى نظم إدارة الأداء، وفقًا لجارتنر – Gartner: فإن حوالي 81% من روّاد الموارد البشرية كانوا يبحثون إمكانية تطوير عمليات إدارة الأداء في عام 2019، وذلك لإيجاد حلول لبعض مشاكل الأداء التي واجهتهم خلال فترة الوباء العالمي، ولتوفّر البدائل بالفعل التي تعرض فوائد استثنائية كبرامج إدارة الأداء – فلم تعد الحاجة إليها في محل تساؤل. لا ينقص مسؤولو الموارد البشرية سوى دراسة ميزانية الشركة بشكلٍ جيّد، واختيار نظام إدارة الأداء الذي يتوافق مع احتياجات الشركة ومع أنظمة الموارد البشرية الأخرى التي تعتمد عليها.

ما هي الميزات الرئيسية التي يجب أن أبحث عنها في برنامج إدارة الأداء؟

تتميّز كل شركة باحتياجاتها عن غيرها، وعن حلول الأداء التي تتطلّع إلى الاستثمار فيها. من أجل تحقيق أقصى استفادة من نظام إدارة الأداء، ولإحراز تقدّمات ملحوظة في أداء الموظّفين بشكلٍ عام: ينبغي أن يتضمن نظامك الميزات الآتية:

قابلية تحديد الأهداف

ينبغي أن يساعد نظام إدارة الأداء الموظّفين على التخطيط لمسارهم المهني، وتحقيق أهدافهم بالشركة، والشعور بالتطوّر مع مرور الوقت؛ لذلك يجب أن يمكّن المديرين المباشرين ومسئولي الموارد البشرية من مشاركة قوائم المهام والمُراجعات الخاصة بالموظّفين معهم: لتحديد الأهداف المُناسبة لهم، وتكليفهم بالمهام التي تساعدهم على تحقيق هذه الأهداف، ومتابعة تقدّمهم ومُستوى إنتاجيتهم، وتبادل الملاحظات والمُناقشات حول التحدّيات التي تُعيق نجاحهم، واقتراح حلول عملية، ومُتابعة تنفيذها، وإعادة التقييم، وهكذا.

 توفر طريقة لإنشاء خطة التنمية

أكّد نصف عدد الموظّفين – في دراسة لSHRM عام 2022 – على حاجتهم لتنمية مهاراتهم المهنيّة دون معرفتهم السبيل لذلك، أو قدرتهم على الإجابة على سؤال بسيط مثل: “من أين أبدأ؟”. السؤال الذي قد لا يستطيع كثير من مديري الموارد البشرية الإجابة عليه أيضًا. بذلك أصبحت من الميزات المهمّة لنظام إدارة الأداء الناجح: التعرّف على نقاط القصور والخلل في المعرفة أو المهارات التي تؤثّر على الأداء، ومُعالجة هذه المشاكل بشكل استباقي من خلال خطة تطوير مُحكمة تُلزم بدورها الموظّف بتدريبات معيّنة أو مُمارسة لمهارة معيّنة، ومُتابعته خلاها.

 مراجعات الأداء

تُعتبر مراجعة الأداء طريقة فعّالة لتقييم، وتتبّع، وإشراك الموظّفين في بيئة العمل إذا تمّت بشكل مُناسب، وبالاعتماد على أداة مراجعة أداء مُميزة: تقيّم أداء الموظّفين بشكلٍ مُحايد، ومُفصّل، وبنّاء، وتوفّر توجيهات للمديرين لكتابة تقارير مراجعة مُفيدة، أو إدارة اجتماعات أداء مُثمرة مع موظّفيهم.

تعيين معايير للأداء والاستدلال بنتائجها

ينبغي أن يساعد نظام إدارة الأداء على اختيار معايير موضوعية، وحياديّة، وقابلة للقياس الدّقيق عند تقييم الأداء حفاظًا على فاعليّة عملية التقييم، وشفافيتها فيما يتعلّق بأي الموظّفين يستحق علاوة، أو ترقية، وأيهم يُمكن اعتباره ضعيف الأداء. تستطيع – باستخدام خاصية تعيين معايير الأداء الصّحيحة – الاطمئنان لصوابية قراراتك الحاسمة بشأن الموظّفين، وزيادة ثقة موظّفيك في نزاهة عملية التقييم.

 مراجعة ردود الفعل 360 درجة

هو مفهوم جديد على العديد من الشركات لكنه ينتشر بسرعة كبيرة، وتستخدم فيه الشركة أداة لتجميع تقييمات متعدّدة من مختلف موظّفي الشركة من زملاء الفريق، والعُمال، والمديرين، وحتى العُملاء الذين عملوا مع شخص بعينِه: لتستخدمها كمرجع في عملية تقييمه؛ ما يسمح لكل هؤلاء الأشخاص بالإسهام في مُراجعة أداء الموظّف الواحد، وبالتالي بالإسهام في تطويره. كما تُستخدم هذه الأداة في عملية تقييم الأداء السنوية بنفس الطريقة.

 متابعة أداء الموظف بشكل مستمر

يحتاج الموظّفون لتقييمات الأداء، ولمعرفة مدى نجاحهم في أداء المهام، وأثر ذلك على الشّركة بالإيجاب أو السّلب – بشكل أكثر تكرارًا من المراجعات السنوية أو نصف السّنوية. ويساعدهم ذلك على الإنجاز وتحقيق الأهداف المرحلية – وفقًا لجالوب، حيث يُشعرهم تقييم الأداء بالقيمة، وبأهمية أدوارهم في العمل. وتعتبر أداة متابعة الأداء المستمرّة طريقة مُباشرة لذلك، حيث توفّر تقييمات دورية للموظّفين، وتحتفظ بسجلات أدائهم بشكل مفصّل – مع إمكانية الاطلاع عليها في أي موعد خلال السنة.

كيف يمكنني المقارنة بين الأنظمة المتوفرة في السوق؟

تؤخذ بعض العوامل الأخرى في الحسبان عند اختيار برنامج إدارة الأداء، وذلك لزيادة توافق البرنامج مع احتياجات الشركة، ولتسهيل المدّة الانتقالية التي تتضمّن تدريب الموظّفين والمسؤولين على استخدامه، ومن هذه العوامل ما يلي:

قابلية للتخصيص

لا تتماثل شركتان في أسلوب إدارة الأداء، بل إن احتياجات الشركة الواحدة تتطوّر وتتشعّب بمرور الوقت؛ ولذلك يجب مراعاة ذلك في الحسبان: باختيار نظام إدارة أداء مرن بدرجة كافية، ويسمح بتخصيص جميع الأدوات والإعدادات، كما يُعطي أقرب الحلول التي تتوافق مع احتياجات الشركة. ويُعتبر هذا العامل معيارًا رئيسيًا في الاختيار – متفوّقًا حتى على عدد الميزات الأساسية للبرنامج – لارتباطه المباشر بنجاح الشركة في تلبية احتياجاتها من عدمه.

سهولة الاستخدام

من العوامل المهمة لجميع الأطراف التي ستتعامل مع نظام إدارة الأداء بما فيهم المديرين التنفيذيين، والمُباشرين، ومسؤولي الموارد البشرية، والموظّفين أنفسهم؛ حيث لن تساعد بيانات الأداء، والأدوات الذكية، وإعدادات التخصيص القيّمة إذا كان من الصعب فهمها، أو التعامل معها. لذلك يجب مُراعاة سهولة استخدام البرنامج للجميع، وعدم احتياجه لمهارات مُعقدة، أو خلفية برمجية مثلًا للتعامل معه.

التكامل مع البرامج الأخرى

إذا كانت الشّركة تعتمد على أنظمة مُنفصلة في إدارة عمليات الموارد البشرية؛ فإنها تحتاج لمراعاة تكامل نظام إدارة الأداء مع هذه الأنظمة: لمراجعة بيانات أكثر دقّة واتّساقًا، ولإمكانية الوصول السهل والسريع لها على أي برنامج منهم دون تعارض أو تعطيل. 

توفّر الدعم

يجب وضع مستوى دعم خدمة العملاء في الحُسبان عند اختيار نظام إدارة الإداء – وإن تطلّب ذلك اختيار نظام أكثر تكلفة؛ فاختيار النظام الذي يُقدّم المساعدة المُستمرة، وإمكانية استشارة الخبراء سيساعدك في تحقيق أقصى استفادة من تطبيقه.

الاختلاف بين الأنظمة المتكاملة والمنفصلة

يوفّر النّظام المُتكامل – كبَيزات – أتمتة شاملة لعمليات الموارد البشرية للتحكّم فيها وإدارتها من مكانٍ واحد وهو تطبيق بَيزات، وهو مُناسب لكل المنشآت السعودية – الكبيرة على وجه الخصوص، حيث يخلّص المسؤولين من الحسابات وإدخال البيانات اليدوي، ويمنع الأخطاء الواردة، ويمنح الموظّفين تجربة عمل سلسة ومُريحة. بينما يتخصص النظام المُنفصل في توفير ميزة واحدة فقط من مزايا نظام الموارد البشرية مثل منصّة لاتيس Lattice التي تختص بإدارة الأداء، أو منصّة leavedates التي تُعنى بإدارة إجازات الموظّفين، وغيرها.

إقرأ المزيد عن نظام إدارة الموارد البشرية

ماذا يمكن لبيزات أن تقدم لي كنظام لإدارة الأداء؟

يوفّر نظام بَيزات لمُتابعة وتقييم الأداء مجموعة أدوات متكاملة لمُتابعة وتقييم أداء كل موظّف من خلال تحديد أهداف مهنيّة واضحة، ومُتابعة تقدّمه خلالها. ويُمكن كذلك للموظّف نفسه تحديث أهدافه على النظام بما أنجزه من تقدّم. يُساعد النظام كذلك على الاحتفاظ بملاحظات كل موظّف على حِدى، والحصول على تقارير تُفيد في تطويره وتعزيز مُستواه المهني في المهام التي تشكّل تحدّيًا له، كما تُتيح للمدير المُباشر إمكانية جدولة اجتماعات مع أعضاء فريقه لمناقشة الأداء واقتراح حلول التطوير.